Empresa sem papel, é possível?

Atualmente não é possível eliminar totalmente todos os documentos que são utilizados na sua empresa.

Existem alguns documentos que exigem legalmente formas impressas físicas e assinaturas manuais:

• Certos documentos do governo.


• Documentos fiscais, dependendo das jurisdições federais, estaduais ou locais.


• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), admissão e demissão de emprego.


• Faturas ou outras comunicações com clientes que insistem no papel e enviam correspondências.


• Entre tantos outros.

Ainda assim, a substituição da maioria dos documentos físicos por versões digitais agora é viável por meio do uso da tecnologia.

A sua empresa realmente precisa de papel?

Os documentos são um meio de comunicação necessário, mas nem todos os documentos precisam ser fisicamente impressos, enviados, classificados, distribuídos, arquivados e armazenados.

Essas atividades lhe custaram tempo e dinheiro de várias maneiras:

• Equipamento: impressoras e copiadoras que requerem energia, espaço e manutenções periódicas.


• Suprimentos: papel, tinta, toner, fusor, pastas e entre outros itens, para armazenar documentos e mais.


• Espaço: armários de arquivos, áreas de armazenamento seguras e até armazenamento fora do local para documentos que exigem retenção de longo prazo por motivos comerciais ou legais.

O manuseio manual de documentos reduz a eficiência do negócio e diminui a velocidade de sua operação.

Cada hora dedicada ao gerenciamento de papel é tempo não gasto em funções mais importantes, como trabalhar com clientes e aumentar as vendas.

A solução está na gestão de documentos

A gestão de documentos eledtrônicos, conhecida também como GED (gestão eletrônica de documentos) ou ECM (enterprise content management) inclui a transformação digital de documentos físicos e oferece muitas vantagens como:

• Redução de todos os custos de criação e armazenamento relacionados com o papel.
• Aumento da eficiência do negócio por meio da eliminação do processamento de papel e da atividade de arquivamento.
• Armazenamento digital de documentos em “armários de arquivo” eletrônicos organizados em pastas que tornam os documentos mais acessíveis e fáceis de localizar.
• Busca e recuperação inteligentes de documentos, acelerando o acesso e agilizando as funções do seu negócio.

Benefícios da empresa sem papel

Além das economias de custos que podem ser obtidas a partir da eliminação do papel e do tratamento de documentos físicos, existem outros benefícios que direcionam implementações sem papel:

• Iniciativas Verdes
  Menos papel usado significa que é necessário produzir menos papel e menos árvores colhidas. Dando um passo adiante, significa fabricar menos impressoras e copiadoras e menos cartuchos de impressora que são fabricados e posteriormente descartados.


• Imagem
  Funcionários e clientes vêem uma operação sem papel favoravelmente como uma empresa que se preocupa com o meio ambiente e a eficiência.


• Acesso
  Os documentos armazenados digitalmente podem ser acessados ​​de qualquer lugar, dada a autoridade apropriada e os dispositivos eletrônicos. Isso permite aos funcionários se referirem às informações de que precisam onde quer que estejam, de dispositivos como computadores, laptops, tablets e até smartphones.

Com a força de trabalho móvel de hoje, a vantagem do acesso remoto às informações de status do projeto, faturas, pedidos e registros de serviço é uma vantagem significativa e uma vantagem competitiva.

Mesmo com essa facilidade de acesso, a segurança ainda é melhor controlada na solução de ECM. Podem ser definidas as funções que determinam quem pode criar, visualizar, atualizar, distribuir e imprimir documentos armazenados.

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