Empresa sem papel, é possível?
O seu negócio é realizado em papel, ou é o contrário?
Mas suas impressoras e multifuncionais não precisam ser um desperdício financeiro. Há muitas maneiras de reduzir os seus custos de impressão.
Aqui estão algumas dicas simples para ajudá-lo a começar.
Uma das maneiras mais fáceis de economizar dinheiro na impressão é simplesmente mudar a forma como você imprime. A maioria das impressoras tem configurações que você pode ajustar para reduzir seus custos e seus suprimentos. Isso pode levar a economias imediatas. Algumas das configurações comuns que podem ser alteradas incluem:
Impressão frente e verso: duplex ou “dupla face”, a impressão é uma das formas mais fáceis de reduzir os custos de impressão. Para cada duas páginas impressas, a impressão duplex usa apenas uma folha de papel. A impressão duplex é perfeita para comunicações internas e necessidades básicas de impressão.
Impressão de modo de rascunho: muitas impressoras têm uma opção para imprimir no modo “rascunho” ou “rascunho rápido”. Este modo efetivamente reduz o DPI da impressora, resultando em uma impressão mais leve que usa muito menos tinta ou toner. Esta é uma ótima maneira de imprimir documentos do escritório e fazer cópias internas.
Páginas múltiplas por folha: você imprime muitos slides de apresentação ou documentos pesados? Você pode imprimir várias páginas em uma folha para reduzir drasticamente o uso do papel. Apenas certifique-se de que sua fonte é grande o suficiente para ler quando reduzida.
Limitando a cor: a impressão a cores pode ser uma despesa significativa. A impressão em preto e branco é suficiente para a grande maioria dos trabalhos de impressão e cópia no escritório. Mesmo um logotipo na parte inferior de um e-mail pode estar sujeito a cobranças de cores, então ajuste as configurações da sua impressora para imprimir somente em cores quando necessário.
Papel da impressora a jato de tinta. Papel da impressora a laser. Papel pesado. A3. A4. Papel colorido. Muitos escritórios possuem uma variedade de mídia para diferentes empregos e necessidades. Mas ter tantas opções às vezes pode resultar em mais desperdício e mais custo.
Para a maioria dos escritórios, reduzir o fornecimento de papel pode levar a grandes economias. Por exemplo, em vez de comprar papel especificamente para impressoras a jato de tinta ou a laser, compre um papel multifunções. A maioria dos papéis polivalentes são mais baratos do que o papel de especialidade, mas funcionam bem. Depois de encontrar um papel que funciona para você, você pode comprar em massa para experimentar ainda mais economias.
Além disso, mantenha papéis especiais (como cores, pesos mais pesados e tamanhos não A4) encaixotados e longe da impressora. Os funcionários só devem usar esses recursos quando precisar deles. Armazene-os em caixas, em vez de nas bandejas da impressora, assim reduz as chances de impressões erradas acidentais com o tipo de papel errado.
Talvez você esteja tendo problemas para rastrear quem está imprimindo o que. Neste caso, você pode querer configurar permissões e restrições de usuários. Esta é uma ótima maneira de obter custos sob controle e monitorar o excesso de uso.
Restrição de senha da impressora.
A maneira mais fácil de configurar permissões é simplesmente bloquear a impressora. Para imprimir ou fazer cópias, os usuários serão obrigados a inserir uma senha ou número de identificação. Você pode acompanhar os trabalhos de impressão por usuários individuais e identificar maneiras de otimizar seu ambiente.
A solução de bilhetagem de impressão do RPortal Cloud possui a tecnologia de liberação de impressão segura, onde os arquivos são enviados para impressão e ficam retidas na nuvem, sendo liberada em qualquer impressora ou multifuncional apenas quando o funcionário aproximar o crachá ao leitor ou digitar suas credenciais/PIN no painel.
Quantas impressoras seu escritório possui? Para muitas empresas, a resposta é “demais”. Muitas empresas dão a cada empregado uma impressora. Outros têm várias impressoras onde seria suficiente, ou podem ter impressoras, copiadoras e scanners separados. A consolidação de dispositivos pode simplificar o seu ambiente de impressão e poupar tempo e dinheiro.
O primeiro passo na consolidação do dispositivo é decidir o que você realmente precisa. A maioria dos escritórios, por exemplo, não precisa oferecer aos funcionários impressoras pessoais. Substituir dez impressoras empregadas por um dispositivo central economiza energia, reduz questões técnicas e facilita o rastreamento de custos. Além disso, você pode substituir equipamentos independentes, como scanners ou máquinas de fax, com uma única unidade multifuncional para integrar todos esses recursos.
Apenas certifique-se de escolher uma impressora multifuncional projetada para lidar com suas necessidades de impressão. Você também pode encontrar dispositivos com certificações Energy Star para reduzir o impacto da sua empresa no meio ambiente e poupar dinheiro com os custos de energia.
Uma ótima maneira de reduzir os custos de impressão do seu escritório é ” se tornar digital “. Mais e mais empresas estão abraçando um ambiente digital e reservando a impressão apenas para uso essencial. Ao combinar soluções de armazenamento em nuvem e gerenciamento de documentos, sua empresa pode fazer o mesmo.
Para avançar em direção a um ambiente de trabalho mais digital, muitas organizações aproveitam os serviços baseados em sistemas de gestão de conteúdo empresarial, como a solução do RPortal Cloud. Esses serviços permitem que vários usuários façam login simultaneamente via web. Eles podem então armazenar, atualizar e compartilhar arquivos no mesmo sistema, eliminando a necessidade de imprimir tantos documentos. As soluções em nuvem também permitem acessar seus arquivos de qualquer lugar, há uma conexão com a Internet. Isso significa que os funcionários móveis podem permanecer produtivos.
Se você tem uma impressora mais antiga em seu escritório, você pode considerar atualizá-lo. As impressoras desatualizadas podem custar-lhe dinheiro de várias maneiras, incluindo suprimentos de impressão e manutenção caras.
Ineficiência: as impressoras mais antigos não imprimem tão rápido quanto novos dispositivos e usam mais tinta ou toner para os mesmos trabalhos. Isso leva a custos mais altos por impressão.
Reparos: dispositivos antigos muitas vezes requerem chamadas de reparo freqüentes que custam grandes somas de dinheiro. Você poderia usar esse dinheiro para comprar uma nova impressora. O menor equipamento é menos propenso a exigir tanto serviço.
Problemas de compatibilidade: o hardware mais recente pode não se conectar com dispositivos antigos. Desenvolvimentos técnicos como a digitalização da nuvem, impressão sem fio e impressão móvel muitas vezes não são possíveis com dispositivos mais antigos.
Uso de energia: dispositivos mais antigos, usam mais energia do que os novos com certificações de energia. Isso resulta em contas mais altas e um maior impacto no meio ambiente.
Menos controle: impressoras mais recentes podem acompanhar e reportar automaticamente o uso, eficiência e outras métricas importantes para ajudá-lo a otimizar seu ambiente. Eles também podem suportar regras e restrições personalizadas para lhe dar mais controle de impressão. Dispositivos mais antigos geralmente não suportam esses recursos.
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